Tổng đài ảo là giải pháp được khá nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn trong thời gian gần đây, nhằm cung cấp cho khách hàng các cuộc gọi chất lượng cao với chi phí tiết kiệm. Hơn nữa, chỉ cần có kết nối nối internet hay 3G là có thể sử dụng. Vì vậy, tổng đài ảo mang lại rất nhiều lợi ích cho các đơn vị kinh doanh.
Vậy tổng đài ảo là gì? Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo là gì? Bài viết này sẽ cùng bạn đi tìm hiểu nhé.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là tổng đài được sử dụng hoàn toàn thông qua mạng internet thay cho việc kéo đường dây từ bưu điện.
Tổng đài ảo là tổng đài được sử dụng hoàn toàn thông qua mạng internet thay cho việc kéo đường dây từ bưu điện. Nó phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty dịch vụ… Sử dụng tổng đài ảo rất tốt cho việc vận hành công việc, có thể xây dựng một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu tư tổng đài, không cần IT vận hành, hơn thế nữa nó còn làm thay đổi suy nghĩ khách hàng từ việc mua sang thuê tổng đài.
Hiện nay, tổng đài ảo hỗ trợ mọi đầu số kết nối như 1900/1800 và các đầu số cố định IP, đầu số cố định điện thoại analog cho doanh nghiệp. Tổng đài ảo bạn thường gặp nhất chính là khi gọi điện đến số hotline hay số điện thoại bàn của một công ty, doanh nghiệp. Lúc này, một tổng đài ảo được thiết lập tự động làm nhiệm vụ hướng dẫn bạn gọi, nhấn các phím số để chuyển hướng cuộc gọi, đưa bạn đến với bộ phận phụ trách có thể giải quyết được vấn đề mà bạn đang quan tâm.
Với các doanh nghiệp có rất nhiều chi nhánh thì việc sử dụng tổng đài ảo được xem là giải pháp hoàn hảo và ổn định nhất trong việc sử dụng điện thoại nội bộ mà không phát sinh chi phí nhiều. Hơn nữa, việc thiết lập hộp thư thoại tự động cũng mang lại bộ mặt chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp, xử lý tốt các cuộc gọi đến của khách hàng cũng như quản lý tốt các cuộc trao đổi điện thoại nội bộ của nhân viên.
Chính vì vậy, phần lớn các công ty, doanh nghiệp đều cài đặt và thiết lập tổng đài ảo để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong việc liên lạc nội bộ.
Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?
Tổng đài ảo phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop…
Bởi là ảo, nên tổng đài ảo không cần phải có nhân viên trực và cũng không cần đến văn phòng. Chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Chỉ dùng số điện thoại của doanh nghiệp để gọi và nhận cuộc gọi từ khách hàng. Một đầu số của doanh nghiệp khi dùng tổng đài ảo thì có thể nghe hoặc gọi cùng lúc vô số cuộc gọi. Bởi vì cơ chế hoạt động của tổng đài ảo là sử dụng internet để truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng internet thay vì sử dụng đường dây mạng điện thoại truyền thống.
Hơn nữa, trước khi muốn sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp phải đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi FPT, CMC… Khi đó, đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop… cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. Không cần đi dây điện thoại doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Điều này giúp cho nhân viên rất nhiều, không cần đến văn phòng nhưng vẫn có thể dùng số điện của doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo
Nếu mang so sánh với tổng đài thông thường thì bạn sẽ thấy tổng đài ảo có rất nhiều lợi ích.
Tiết kiệm chi phí
Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí lắp đặt và thuê nhân viên
Tổng đài ảo thì không phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý, miễn phí gọi nội các chi nhánh, tiết kiệm cước lên đến 50%. Doanh nghiệp cũng không cần duy trì nhân sự cũng như quản lý hệ thống tổng đài. Việc quản trị hệ thống, thực hiện việc thiết lập cấu hình thông qua Internet với trình duyệt web, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn hoặc 3G. Điều này càng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí hơn nữa.
Tính linh hoạt cao
Tổng đài ảo có sự linh hoạt cao
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau. Hơn nữa nó còn cho phép tích hợp chức năng điện thoại (dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call…) với phần mềm bán hàng CRM, phần mềm marketing… Điều này đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn và hiệu quả tốt hơn cho việc kinh doanh và chăm sóc khách hàng.
Triển khai nhanh chóng
Tổng đài ảo dễ dàng triển khai nhanh chóng
Hầu hết công ty nào cũng có bộ phận IT, chỉ cần có những kiến thức máy tính cơ bản thì đã có thể cài đặt thiết lập được tổng đài ảo. Điều này giúp doanh nghiệp giảm được khá nhiều chi phí cài đặt thiết lập đồng thời nhanh chóng triển khai công việc, nhân viên cũng dễ dàng tiếp cận với hệ thống khi chỉ cần những kiến thức cơ bản. Doanh nghiệp hoàn toàn không cần phải tốn công đào tạo lại cho nhân viên tổng đài.
Nếu như hệ thống điện thoại truyền thống, việc quản lý khá khó khăn thì tổng đài ảo lại rất dễ triển khai nên công việc quản lý dễ dàng. Hệ thống quản lý được thiết lập dựa trên giao diện website, người quản lý cảm thấy trực quan hơn, dễ dàng hơn trong việc điều khiển hệ thống tổng đài. Hơn thế nữa, các thao tác trên website cũng sẽ nhanh và gọn hơn rất nhiều so với hệ thống điện thoại truyền thống, hỗ trợ đa nền tảng, phần mềm gọi điện miễn phí trên máy Tính, điện thoại smartphone…
Dễ dàng mở rộng
Tổng đài ảo dễ dàng mở rộng, nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
Khi có thêm một nhân sự mới hoặc chi nhánh mới, doanh nghiệp dễ dàng mở rộng. Nếu như hệ thống điện thoại thông thường đều phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị cung cấp mạng điện thoại thì với tổng đài ảo sẽ được loại bỏ hoàn toàn. Do đó doanh nghiệp không còn phải lo lắng bị cắt tổng đài khi hết hạn dịch vụ cao cấp nữa. Bên cạnh đó nhờ vào tổng đài ảo mà doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua việc thống kê được số lượng cuộc gọi vào ra từ nhân viên.
Đặc biệt là với dịch vụ tổng đài ảo, mọi nhân viên sẽ sử dụng một số điện thoại cố định. Điều này giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Đồng thời sự thống nhất trên toàn bộ tổng đài sẽ giúp khách hàng và công ty dễ giao tiếp hơn, để dễ dàng mở rộng mối quan hệ làm ăn.
Hy vọng với những thông tin trên đây đã giúp các bạn biết được tổng đài ảo là gì? Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo như thế nào? Từ đây cân nhắc để lựa chọn, đưa ra giải pháp tiện nhất cho công ty.
